Bolehkah Karyawan Bekerja Menggunakan Laptop Pribadi ?

Di beberapa perusahaan, baik di perusahaan skala besar hingga kecil, kita sering menemui beberapa tenaga kerja nan menggunakan laptop pribadi untuk mengerjakan pekerjaannya. Meski terlihat ganjil, namun nyatanya memang ada banyak perusahaan nan menerapkan kebijakan ini. Ditambah lagi, dengan adanya model pekerjaan remote (jarak jauh) membikin perusahaan mau tidak mau mengizinkan karyawannya menggunakan perangkat nan lebih mereka sukai agar tetap produktif.

Kebijakan menggunakan laptop pribadi untuk bekerja biasa dikenal dengan istilah BYOD nan merupakan singkatan dari Bring Your Own Device. Penggunaan perangkat sendiri tidak hanya mencakup laptop, namun juga untuk perangkat lain, seperti: smartphone, tablet, harddisk, dan lain sebagainya. Dari segi bisnis, kebijakan ini menguntungkan perusahaan lantaran tidak perlu mengeluarkan biaya untuk pengadaan. Akan tetapi, kebijakan ini mempunyai celah besar dari segi keamanan info dan privasi perusahaan.

Selain BYOD, tetap ada contoh kebijakan perangkat lainnya, seperti: COBO, COPE, dan CYOD. Semua jenis kebijakan tersebut mempunyai kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Di tulisan ini, kami bakal menjelaskan mana kebijakan nan paling tepat untuk Anda ambil.

Jenis Kebijakan Penggunaan Perangkat di Perusahaan

1. BYOD (Bring Your Own Device)

Kebijakan BYOD alias bawa perangkat sendiri cukup banyak diterapkan di perusahaan nan baru berdiri. Kondisi finansial nan belum stabil dan modal nan terbatas membikin kebijakan BYOD terlihat seperti opsi nan paling efisien dan rasional. Perusahaan bisa menghemat duit untuk pengadaan perangkat. Di sisi lain, tenaga kerja bisa bekerja lebih elastis dengan perangkat nan sudah mereka kenal lebih baik.

Kebijakan BYOD sering dikaitkan dengan keamanan info dan privasi perusahaan. Karyawan nan menggunakan laptop pribadi susah dikelola dan diawasi teknisi IT. Karyawan bisa saja menginstal aplikasi dari sumber nan tak dipercaya. Sementara itu, perusahaan tidak bisa melarang lantaran tidak mempunyai kewenangan atas kepemilikan barang. Risiko kebocoran info sangat besar jika di aplikasi tersebut terdapat malware alias spyware.

Kebocoran info bisa saja terjadi. Misalnya, info perusahaan nan disimpan di laptop pribadi lenyap alias dicuri. Atau, bisa juga info krusial dicadangkan ke jasa cloud pribadi tenaga kerja nan tak bertanggung jawab. Perangkat pribadi juga sering menggunakan jaringan WiFi publik nan tidak kondusif untuk mengakses info perusahaan. Hal ini bisa membuka celah keamanan ke sistem internal upaya Anda.

Mitigasi Risiko Kebijakan BYOD

Berikut ini beberapa langkah nan bisa dilakukan untuk meminimalisir akibat keamanan info perusahaan mengenai kebijakan BYOD:

1. Mengkomunikasikan ke semua tenaga kerja mengenai patokan penggunaan perangkat pribadi nan tindakan keamanan nan kudu diikuti
2. Menggunakan tools MDM (Mobile Device Management) untuk memantau, mengelola, dan mengamankan perangkat nan mengakses info perusahaan
3. Menggunakan enkripsi untuk melindungi info nan disimpan di perangkat lain alias saat info ditransfer
4. Menerapkan autentikasi 2 aspek (2FA) untuk akses ke aplikasi dan info perusahaan
5. Rutin sosialisasi keamanan siber untuk meningkatkan kesadaran tentang akibat kebocoran data
6. Membatasi akses ke info sensitif hanya untuk user tertentu nan telah disetujui dan bisa memenuhi standar keamanan perusahaan
7. Rutin melakukan audit keamanan untuk mendeteksi ancaman lebih cepat.

Kelebihan Kebijakan BYOD

• Menghemat biaya pengadaan perusahaan
• Meningkatkan produktivitas dan kenyamanan karyawan
• Memberi kebebasan untuk memilih perangkat nan disuka
• Karyawan condong membeli perangkat terbaru sehingga dapat meningkatkan efisiensi kinerja.

Kekurangan Kebijakan BYOD

• Memiliki akibat keamanan info dan privasi paling tinggi
• Cukup merepotkan tim IT lantaran kudu menyediakan support perangkat nan berbeda-beda
• Karyawan sering merasa terbebani masalah biaya perawatan dan pemeliharaan
• Biaya nan dikeluarkan untuk audit dan monitoring lebih mahal dan prosesnya lebih rumit
• Meski irit biaya pengadaan, tapi ada biaya tersembunyi seperti: keamanan tambahan, pelatihan, dan manajemen perangkat.

2. COBO (Company Owned Business Only)

Perusahaan nan menerapkan kebijakan COBO kudu mengeluarkan biaya untuk pengadaan perangkat kerja semua karyawannya. Perangkat nan digunakan tenaga kerja hanya digunakan untuk bekerja saja. Biasanya perangkat ini serba dibatasi, tidak bisa diinstal sembarang aplikasi. Oleh lantaran itu, kebijakan ini dapat menawarkan keamanan dan kontrol lebih baik untuk info perusahaan.

Kebijakan COBO membatasi tenaga kerja untuk melakukan modifikasi alias upaya untuk menyebarkan info pribadi ke pihak luar. Transfer info ke perangkat lain juga dibatasi untuk pelanggaran privasi. Perangkat nan digunakan tenaga kerja dikendalikan sepenuhnya oleh perusahaan hanya untuk mengakses info pekerjaan saja, misalnya: CRM, memandang dan membikin laporan penjualan dari aplikasi bisnis, dan komunikasi dengan tim internal.

Contoh tenaga kerja bekerja di perusahaan nan menerapkan kebijakan COBO adalah seorang teknisi lapangan nan melakukan pemeliharaan dan perbaikan di letak pelanggan. Dia menggunakan tablet nan disediakan perusahaan. Perangkat dipakai untuk akses aplikasi manajemen tugas, ambil foto dan video masalah teknis, dan melaporkan status pekerjaan ke tim di instansi pusat.

Mitigasi Risiko Kebijakan COBO

Walaupun sudah terjamin aman, namun tetap ada akibat dari kebijakan COBO. Berikut ini beberapa perihal nan kudu Anda perhatikan untuk memastikan keamanan dan efisiensi kebijakan ini:

1. Menggunakan enkripsi info untuk melindungi info sensitif saat disimpan dan ditransfer
2. Menerapkan kontrol akses dan autentikasi multifaktor (MFA) untuk memastikan hanya tenaga kerja berkuasa nan dapat mengakses perangkat
3. Memastikan semua perangkat selalu diperbarui untuk mengurangi kerentanan terhadap serangan siber
4. Melakukan audit keamanan secara berkala dan memantau aktivitas perangkat untuk memastikan kepatuhan regulasi
5. Implementasi solusi backup kuat untuk memastikan info dapat dipulihkan dengan sigap jika perangkat hilang, dicuri, alias kena ransomware
6. Menerapkan prosesur penghapusan info pada perangkat nan tak lagi digunakan.

Kelebihan Kebijakan COBO

• Perusahaan mempunyai kendali penuh atas perangkat
• Keamanan info lebih ketat dan pembaruan lebih konsisten
• Teknisi IT dapat memantau, mengelola, dan memperbarui perangkat secara terpusat
• Perangkat hanya untuk kebutuhan bisnis, tidak bisa untuk simpan info pribadi dan memindahkan info ke luar perangkat
• Dukungan teknis lebih efisien lantaran nyaris semua perangkat mempunyai spesifikasi nan sama
• Sesuai standar izin industri lantaran perangkat dikelola sepenuhnya oleh perusahaan.

Kekurangan Kebijakan COBO

• Butuh biaya pengadaan awal nan tinggi
• Karyawan merasa dibatasi untuk menggunakan perangkat
• Karyawan kurang termotivasi lantaran tidak bebas eksplorasi perihal baru dengan perangkat nan serba dibatasi, sehingga kadang kurang efektif untuk pekerja nan memerlukan kreativitas.

3. COPE (Corporate Owned Personality Enabled)

COPE adalah kombinasi kebijakan COBO dan BYOD. Di jenis kebijakan ini, perusahaan menyediakan perangkat untuk digunakan karyawan, bakal tetapi perusahaan mengizinkan tenaga kerja untuk menggunakannya untuk kepentingan pekerjaan dan pribadi. Keuntungan dari kebijakan ini adalah memberikan kebebasan ke tenaga kerja tanpa mengabaikan kontrol dan keamanan.

Perangkat nan dipakai di kebijakan COPE biasanya bisa diinstal aplikasi nan sudah diizinkan oleh teknisi IT. Anda juga tetap bisa akses jasa berbasis web nan lebih aman. Karyawan juga bisa simpan info pribadinya di dalam perangkat. Untuk memastikan privasi dan keamanan, perusahaan perlu melakukan sosialisasi untuk memisahkan info pekerjaan dan pribadi.

Contoh dari kebijakan perangkat COPE adalah seorang pekerja pabrik nan mendapat tablet dari perusahaan. Ia menggunakan Tablet untuk monitor mesin, input info produksi, dan akses pedoman manual dan teknis. Namun di saat istirahat, Ia bisa menggunakan Tablet untuk main game alias akses sosial media.

Mitigasi Risiko Kebijakan COPE

Kebijakan COPE tetap mempunyai akibat ke keamanan perangkat. Data pribadi dan pekerjaan bisa terancam jika Anda tidak menerapkan mitigasi untuk menangani masalah mengenai keamanan, contohnya:

1. Gunakan MDM (Mobile Device Management) untuk memantau, mengelola, dan mengamankan perangkat
2. Enkripsi info perusahaan nan disimpan dan ditransfer ke luar perangkat
3. Menerapkan autentikasi dua aspek (2FA) untuk mengamankan akses ke aplikasi dan info perusahaan
4. Rutin melaksanakan training untuk mengenali phising, langkah mengamankan perangkat, dan melindungi info sensitif
5. Membatasi aplikasi nan berisiko tinggi untuk diinstal di perangkat
6. Melakukan pemantauan dan audit rutin untuk mendeteksi dan respon ancaman keamanan dengan cepat
7. Implementasi solusi backup agar info tetap kondusif dan bisa dipulihkan dengan sigap jika perangkat lenyap alias kena serangan ransomware.

Kelebihan Kebijakan COPE

• Keamanan lebih terjamin lantaran perusahaan memegang kendali penuh
• Lebih mudah melakukan audit dan monitoring untuk memenuhi kepatuhan regulasi
• Opsi pemisahan info memberi batas jelas mengenai tempat untuk menyimpan info upaya dan pribadi
• Memastikan semua perangkat mematuhi standar izin dan industri lantaran perangkat dikelola sepenuhnya oleh perusahaan
• Meski kudu keluar modal untuk pengadaan, namun biaya manajemen dan pemeliharaan perangkat lebih murah dibanding kebijakan BYOD.

Kekurangan Kebijakan COPE

• Biaya awal lebih tinggi lantaran butuh shopping pengadaan, pemeliharaan, dan servis perangkat
• Tambahan aplikasi di luar pekerjaan nan diinstal menyulitkan tim IT untuk memberikan support teknis
• Penggunaan pribadi membuka akibat keamanan seperti malware di aplikasi nan diinstal di luar sumber terpercaya dan situs web berbahaya
• Berpotensi menimbulkan bentrok antara kewenangan atas privasi info tenaga kerja dan info kebutuhan perusahaan di perangkat
• Karyawan tidak nyaman lantaran info pribadinya bisa dipantau perusahaan.

4. CYOD (Choose Your Own Device)

CYOD adalah kebijakan perangkat nan di mana perusahaan menawarkan pilihan perangkat dari daftar nan telah disetujui sebelumnya. Perusahaan memberi kebebasan pada tenaga kerja untuk memilih perangkat sesuai kebutuhan dan preferensi mereka. Kebijakan ini memberikan kebebasan dan kontrol perusahaan terhadap perangkat dan keamanan. Pemilihan perangkat ini dipercaya bisa meningkatkan kepuasan dan produktivitas tenaga kerja sembari menjaga perusahaan tetap alim pada standar keamanan dan izin nan berlaku.

Kebijakan ini terlihat lebih menarik dari sisi karyawan. Namun dari sisi perusahaan cukup mendapat banyak tantangan. Misalnya, dari segi biaya perusahaan tidak bisa memprediksi pasti berapa biaya nan dikeluarkan. Manajemen perangkat dan support IT juga lebih kompleks lantaran ragam merk dan spesifikasi perangkat lebih banyak. Supaya kebijakan CYOD ini berhasil, perusahaan kudu melakukan perencanaan matang, kebijakan keamanan nan kuat, dan support memadai.

Contoh dari kebijakan CYOD adalah seorang manajer proyek nan bekerja memantau dan mengelola beragam proyek setiap hari diberi pilihan laptop yaitu: Macbook Air, Dell Latitude, dan ASUS Zenbook. Karena sering berpergian ke lapangan untuk memantau proyek, Ia memilih laptop nan ringan ialah Macbook Air alias ASUS Zenbook. Kebanyakan PC nan digunakan di instansi menggunakan OS Windows dan Ia menggunakan hp Andorid akhirnya Ia memilih ASUS Zenbook.

Implementasi CYOD agar Efektif dan Efisien

Memilih perangkat kerja terkadang sangat subjektif. Karyawan condong memilih perangkat nan paling canggih dan mahal lantaran dipercaya mempunyai nilai lebih tinggi. Agar kebijakan perangkat CYOD lebih efektif dan efisien, ada beberapa perihal nan kudu Anda lakukan seperti:

1. Ajukan pertanyaan mendalam mengenai pilihan karyawan, untuk menghindari subjektivitas dan memastikan tenaga kerja memilih perangkat sesuai dengan kebutuhan
2. Riset tentang kriteria perangkat nan cocok dengan kebutuhan kandidat tenaga kerja dan pekerjaan nan dijalankan sehari-hari
3. Buat daftar terbatas perangkat nan disetujui untuk memudahkan teknisi IT menyediakan support teknis dan manajemen perangkat
4. Gunakan solusi MDM untuk memantau, mengelola, dan mengamankan perangkat
   Terapkan enkripsi info dan autentikasi dua aspek (2FA) untuk melindungi info perusahaan
5. Berikan training tentang keamanan siber, termasuk langkah identifikasi phishing, menjaga keamanan perangkat, dan melindungi info sensitif
6. Tentukan aplikasi nan diizinkan dan tidak diizinkan pada perangkat untuk mencegah pemasangan aplikasi berisiko dan tidak produktif (tidak berasosiasi dengan pekerjaan)
7. Buat perjanjian unik untuk menjelaskan kewenangan dan tanggungjawab tenaga kerja mengenai penggunaan perangkat
8. Gunakan solusi partisi info untuk memisahkan info pribadi dan upaya pada perangkat nan sama, untuk mengurangi akibat kebocoran data.

Kelebihan Kebijakan CYOD

• Karyawan lebih puas dan produktif dengan perangkat nan cocok dengan preferensi dan kebutuhan
• Karyawan bisa beradaptasi lebih sigap lantaran menggunakan perangkat nan sudah dikenal lebih baik
• Perusahaan tetap mempunyai kontrol kuat atas perangkat dan bisa menerapkan kebijakan keamanan nan ketat
• Memudahkan melaksanakan aktivitas audit dan pemantauan perangkat secara lebih konsisten dan efektif
• Membuat biaya pengadaan lebih efisien lantaran dapat menghindari pembelian perangkat nan tidak sesuai kebutuhan
• Tidak butuh biaya training dan pemeliharaan lantaran tenaga kerja sudah mengenal lebih dalam dengan perangkat nan dipilih.

Kekurangan Kebijakan CYOD

• Pilihan perangkat terbatas lantaran disesuaikan dengan budget
• Biaya pengadaan terkadang bisa naik signifikan jika banyak tenaga kerja direkrut
• Biaya pemeliharaan dan servis tetap ditanggung perusahaan
• Variasi perangkat lebih banyak dibanding COBO menyebabkan support perangkat tetap kompleks
• Walaupun diberi kesempatan untuk memilih, terkadang opsi nan diberikan kurang cocok dengan kebutuhan karyawan.

Pentingnya Membuat Kebijakan Penggunaan Perangkat

Membuat kebijakan penggunaan perangkat krusial untuk melindungi info krusial perusahaan. Kebijakan ini memastikan agar semua perangkat nan digunakan tenaga kerja memenuhi standar keamanan ketat, seperti enkripsi info dan protokol keamanan lainnya. Perilaku tenaga kerja juga perlu diedukasi untuk mencegah mereka mengakses situs alias file rawan nan mengandung ransomware dan malware.

Pentingnya kebijakan juga membantu perusahaan mematuhi izin dan standar norma tentang perlindungan info pribadi (UU PDP) nan bertindak di Indonesia. Konsumen pasti merasa tidak nyaman jika mengetahui datanya disimpan di perusahaan nan tidak menerapkan kebijakan perangkat dengan ketat. Dalam perihal ini, perusahaan nan menerapkan BYOD kudu waspada lantaran keamanan info lebih rentan.

Kebijakan penggunaan perangkat juga berkedudukan krusial dalam mengelola akibat dan meningkatkan efisiensi bisnis. Jenis kebijakan nan dipilih memudahkan Anda untuk identifikasi dan mengurangi akibat di masa depan. Jika perusahaan memperbolehkan kebijakan BYOD, perusahaan bisa terapkan langkah-langkah pencegahan nan efektif.

Kebijakan nan baik memberi kejelasan tentang peran dan tanggung jawab tenaga kerja dan perusahaan mengenai penggunaan perangkat. Hal ini memastikan bahwa setiap pihak memahami tanggung jawab mereka dalam perihal menjaga keamanan data, pemeliharaan perangkat, kepatuhan hukum, dan mengurangi potensi konflik.

Jenis Perusahaan nan Cocok dengan Kebijakan Penggunaan Laptop Pribadi

Kebijakan BYOD memungkinkan tenaga kerja menggunakan laptop pribadi untuk bekerja di kantor. Kebijakan ini cocok untuk beragam jenis perusahaan, contohnya:

1. Perusahaan Startup

Kebijakan BYOD di perusahaan startup tidak disarankan untuk tenaga kerja nan berasosiasi dengan info krusial perusahaan. Anda bisa menerapkan kebijakan BYOD ke tenaga kerja nan bekerja di bagian imajinatif dan fleksibel, seperti: Desain Grafis, Content Writer, alias Digital Marketing Specialist.

2. UMKM (Usaha Kecil dan Menengah)

Perusahaan UMKM mempunyai modal terbatas sehingga susah untuk pengadaan laptop karyawan. Hal ini membikin tenaga kerja UMKM boleh menggunakan laptop pribadi. Karyawan merasa terbantu lantaran banyak pekerjaan bisa diselesaikan menggunakan perangkat nan biasa dipakai.

3. Karyawan dengan Mobilitas Tinggi

Penggunaan laptop pribadi kerap diimplementasi di perusahaan dengan banyak tenaga kerja nan bekerja mobile, seperti: sales, pemasaran, dan teknisi lapangan. Kebijakan BYOD memudahkan tenaga kerja mengakses info lebih sigap setiap saat. Teknisi lapangan juga bisa mengakses info pekerjaan dan pribadi di satu perangkat sehingga tak perlu repot bawa banyak perangkat saat terjun ke lapangan.

4. Perusahaan dengan Tenaga Kerja Jarak Jauh

Perusahaan nan mempunyai tenaga kerja di luar kota alias beragam negara biasanya mengizinkan karyawannya menggunakan laptop pribadi. Pilihan ini lebih efisien daripada melakukan pengadaan dan mengirim unit laptop letak geografis nan sangat jauh. Selain unit berpotensi rusak saat pengiriman, tidak ada agunan perangkat disalahgunakan lantaran jauh dari pengawasan.

5. Konsultan Profesional

Karyawan nan bekerja sebagai konsultan ahli bekerja setiap saat di instansi klien. Mereka tidak mempunyai ikatan kerja dengan klien, namun bisa mengakses info krusial untuk memberi support konsultasi. Laptop nan dipakai konsultan punya spek nan sesuai dengan preferensi mereka sendiri. Contoh pekerjaan nan menggunakan laptop pribadi saat bekerja adalah pengacara, akuntan, konsultan SEO, arsitek, dan sebagainya.

Apakah Kebijakan BYOD Cocok untuk Perusahaan Saya?

Menggunakan laptop pribadi sangat rentan untuk keamanan info rahasia perusahaan. Selama perusahaan Anda punya modal untuk melakukan pengadaan, lakukan saja lantaran lebih kondusif dan efisien. Tidak perlu beli laptop mahal, Anda bisa beli laptop upaya murah asal speknya cukup untuk komputasi harian. Silakan cek rekomendasi laptop upaya murah terbaru di Bhinneka.

Namun, jika Anda tetap mau menjalankan kebijakan BYOD, jangan terapkan ke semua karyawan. Pilih level alias bagian tertentu nan dapat menjalankannya. Jangan terapkan kebijakan ini ke tenaga kerja nan sehari-hari bekerja dengan info perusahaan. Supaya lebih aman, Anda bisa berikan kebijakan ini ke level Staff nan mengurusi kerjaan operasional, seperti contohnya: Social Media Officer, Graphics Designer, Marketing Communication Officer, alias Content Creator.